Digitalisaation myötä yleistyneet tilannekuvat hankkeen etenemisestä ovat herättäneet palveluntuottajien lisäksi myös tilaajat pohtimaan projektin tilannekuvan tuomia hyötyjä. Monella julkisella tilaajalla on tavoitteena parantaa projektien tilannekuvaa, jotta päätöksentekoa ja projektinhallintaa saadaan kehitettyä. Marraskuussa järjestetyssä IPT3-hankkeen työpajassa kuitenkin ilmeni, että tilaajille ei kuitenkaan ole täysin selvää mitä reaaliaikaisen tilannekuvan saaminen vaatii – tai edes välttämättä se, mitä se tarkoittaa.

Yksinkertaisuudessaan hyvä tilannekuva tarkoittaa sitä, että kaikki tietävät missä mennään nyt ja miten tulevaan voidaan varautua nykytilanteen valossa. Hyvässä tilannekuvassa näkyy selkeästi projektin onnistumista kuvaavien mittareiden tila: kustannukset, aikataulu ja laatu. Toisaalta siitä tulee löytyä nopeasti eväät reaaliaikaiseen päätöksentekoon, sillä ilman käytössä olevaa tietoa päätöksiä ei voida tehdä suunnitelmien mukaisesti.

IPT-hankkeissa puhutaan rakentamisen tilannekuvan lisäksi kehitysvaiheen tilannekuvasta. Kehitysvaiheessa keskeistä on tilaajalle tuotettava arvo, jonka kuvaaminen onkin astetta haastavampaa. Hyvästä tilannekuvasta selviää, miten etenevä suunnittelu ja kehitysvaiheen muut tehtävät tuottavat arvoa: miten suunnitelmat ja prosessit täyttävät tilaajan tavoitteita, vaikuttavat kustannuksiin ja hankkeen riskeihin tai kuinka ne tuottavat ideoita.

Reaaliaikaisen tilannekuvan tärkein elementti on prosessi sen taustalla

Tilannekuvaa muodostetaan projekteilla niin digitaalisten työkalujen kuin keskustelunkin avulla. Ymmärrys hankkeen tilanteesta syntyy yleensä mm. LPS-sessioissa ja kokouksissa, joissa seurataan aikataulua, kustannuksia sekä riskejä. Työmaalla tilannekuva syntyy aikataulun seurannan lisäksi mm. turvallisuus- ja laatuhavainnoista. Erityisesti työmaan reaaliaikaiseen digitaaliseen tilannekuvaan onkin jo saatavilla erilaisia eri prosessien tilannetiedon kokoavia ratkaisuja, joita myös tilaajat voivat hyödyntää. Suunnittelupuolella tilanne on toinen.

Suunnittelun tilannekuvan muodostamisessa on ollut kuitenkin huomattavaa kehitystä viime aikoina. Tilannekuvan muodostamisen näkökulmasta hyvin suunniteltu ja last plannerin avulla hallittava TVD-prosessi on havaittu hyväksi tavaksi ohjata ja seurata suunnittelua. TVD-prosessin hallintaan on kehitteillä myös digitaalisia työkaluja, jotka tulevat helpottamaan prosessia tulevaisuudessa. Riippumatta projektin vaiheesta, tilannekuvan prosessin suunnittelussa pitää ottaa huomioon myös tiedossa olevat päätöksentekopisteet sekä erityisesti päätöksenteon prosessi tilaajaorganisaatiossa.

Yhteiset tavoitteet ja toimintatavat kannustavat

Perinteinen suunnittelun tekniikkalajikohtainen ohjaaminen haastaa yhteensovituksen ja kokonaisuuden tilannekuvan muodostamista. Jos suunnittelua ohjattaisiin tila- tai lohkokohtaisesti ja eri alojen suunnittelijat työskentelisivät yhdessä, projekteilla olisi paremmat mahdollisuudet pienentää myös suunnittelun eräkokoa. Eräkoon pienentämisellä voidaan luoda reaaliaikaisempaa tilannekuvaa suunnitteluun, jos esimerkiksi viikon suunnittelukokonaisuuksia tarkasteltaisiin viidessä osassa päivätasolla, tai kuukauden kokonaisuuksia viikkotasolla. Tilannekuvan ja laadun parantamisen lisäksi suunnittelun eräkoon pienentämisen on huomattu lyhentävän myös läpimenoaikaa, kun suunnitteluun sovelletaan tahtituotannon ajatusta.

Kuitenkin suunnitteluvaiheen tilannekuvan muodostmainen on edelleen yksittäisten henkilöiden varassa. Lisäksi suunnittelijat eivät ole tottuneet keskeneräisten suunnitelmien ja tiedon toimittamiseen siinä pelossa, että sen pohjalta tehdään vääriä päätöksiä. Kokemuksen mukaan yhteiset toimintatavat ja prosessit parantavat tilannekuvan ”asemaa” projekteilla. Lisäksi suunnittelun ansaintamallin muuttaminen tuntiperusteisesta suoriteperusteiseksi, nähdään ratkaisuna kehitysvaiheen reaaliaikaisen tilannekuvan muodostamiseen.

Vuoden 2020 viimeiseen IPT3-työpajaan liittyvä keskustelutilaisuus järjestettiin 17.12.2020. Keskusteluissa pohdittiin tilannekuvaa käsitteenä, prosessia reaaliaikaisuuden taustalla sekä tilannekuvaan liittyviä haasteita ja ratkaisuja. Tämä artikkeli käsittelee keskusteluissa esiin nousseita aiheita.