Joulukuun IPT4-työpajan kantavaksi teemaksi nousi sidosryhmien odotuksiin perustuvan arvon määrittely jo varhaisessa vaiheessa ja arvontuoton ohjaaminen hankkeen aikana yhä selkeämmin tilaajan tavoitteista käsin. 

Hiljattain yhteistoiminnallisen sairaalarakennushankkeen varhaisen vaiheen arvonluonnista väitellyt Kari-Pekka Tampio peräänkuulutti hankkeiden valmisteluvaiheeseen järjestelmällistä lähestymistapaa ja prosessia. Tampion mukaan sidosryhmien arvo-odotukset ja toteutuskonseptit sekä arvonluonnin onnistumiseen tarvittavat resurssit ja taidot voidaan määritellä jo hankkeen varhaisessa vaiheessa. Prosessia ja keskeisten sidosryhmien, kuten käyttäjien, varhaista osallistamista on kuitenkin johdettava. Keskusteluissa todettiin tämän vaativan tilaajalta selkeää roolitusta ja organisointia, mutta myös hankesuunnittelu- ja hankintaosaamista sekä päätöksenteon valmistelu- ja hallinto-osaamista.

Valmisteluvaiheen määrittelyillä on hankkeen onnistumisen kannalta strateginen merkitys. Alkuvaiheen suunnittelun ja hallinnan tulee auttaa hankkeen omistajia ja sidosryhmiä määrittelemään tavoitteensa ja vaatimuksensa tarkemmin. Hankkeen määritysten kehittäminen vähentää toteutusvaiheen muutosten määrää. Esimerkiksi sairaalarakennushankkeissa on tyypillisesti suuri määrä erilaisia ja eri asemassa olevia sidosryhmiä, joista jokaisella on omat intressinsä. Näkemykset usein eriävät toisistaan ja prioriteetit voivat lisäksi olla ristiriidassa keskenään. Arvo-odotuksia, hankkeen sisältöä ja tavoitteita on pystyttävä iteroimaan ja tarvittaessa voitava vähentääkin asioita. Tällä tavoin myös tilaajan oma ymmärrys odotuksista lopputuotteen arvolle ja sen tarjoamien palveluiden vaikuttavuudelle jatkuvasti kasvaa.

Ville Alajoki tarkasteli tilaajan tavoitteiden kytkeytymistä arvontuottoon hankkeessa. Allianssiprojektin käynnistyttyä saatetaan käyttää paljonkin aikaa valmistelutyöhön sekä neuvotteluihin kehitys- ja toteutusvaiheiden avaintulosalueista (ATA) ja niiden mittareista. Lopputuloksena jokaisessa hankkeessa rakennetaan kuitenkin samankaltaisia mittareita uudestaan. Toisaalta mittareihin päätyy usein sellaisiakin tuotantoa mittaavia aiheita, jotka sisältyvät jo YSE-ehdoilla toteutettavaan perussuoritukseen. Esimerkiksi työturvallisuuden tai aikataulun mukaisen valmistumisen tulisi olla vaatimuksina itsestään selviä sen sijaan, että niissä onnistumisesta jo korvattavien kustannusten lisäksi erityisesti palkitaan.

Avaintulosalueiden sijaan voisimme alkaa puhua arvontuoton alueista ja kytkeä mittarit entistä selvemmin tilaajan intresseihin ja odotettuun arvontuottoon. Kehitettyjen mittarien toimivuudesta jo kertynyttä kokemusta ja oppeja hyödyntäen mittaristo tulisi jatkossa määrittää nykyistä etupainotteisemmin, jolloin hankkeen käynnistyttyä niiden ”nollasta” kehittäminen jäisi pois. Tilaaja voisi määritellä suurimman osan mittareista, esimerkiksi 70 prosenttia, jo tarjouspyynnössä. Neuvottelumenettelyn osana tarjoajien kanssa työpajoissa työstettäisiin ja lukittaisiin loput. Mittarien tavoitearvot voisi myös jättää neuvoteltavaksi.  Keskustelussa nähtiin mahdollisuuksia muun muassa jälkivastuuajan laadun ja elinkaariajattelun painoarvon nostamiseen.

Työpajan lopuksi Ville Teräväinen avasi organisaatiokulttuurin merkitystä ja yhteyttä tuottavuuteen – tästä kerromme lisää seuraavassa jutussa.

——————-

IPT4-hankkeen osallistujia ovat Helsingin kaupunki, Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö HOAS, Helsingin yliopisto, HUS-Kiinteistöt Oy, Kouvolan Asunnot Oy, Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy, Pirkanmaan sairaanhoitopiiri, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri, Väylävirasto sekä Rovaniemen, Tampereen ja Turun kaupungit.