Helmikuun työpajassa käsiteltiin johtamiskäytäntöjen kehittämistä allianssihankkeissa. Alustuspuheenvuoroissa korostettiin muun muassa avoimen ilmapiirin ja keskustelun merkitystä sekä roolien ja vastuunoton selkeyttä. Työpajan yhteisissä keskusteluissa nousi esiin erityisesti tarve allianssin johtoryhmän ja projektiryhmän yhteistoiminnallisuuden kehittämiselle.
Allianssin johtoryhmä (AJR) vastaa allianssin strategisesta johtamisesta. Johtoryhmässä on edustettuna allianssin jokainen sopimusosapuoli ja allianssiprojektin periaatteiden mukaisesti kaikilla johtoryhmän jäsenillä on tasapuolinen sananvalta. Johtoryhmässä tehtävien päätösten tulee olla yksimielisiä.
Työpajassa AJR-johtamiskäytäntöjen kehittämisestä puhunut Kirsi Koski nosti yhdeksi AJR-johtamisen keskeisimmäksi ominaisuudeksi tinkimättömyyden. Johtoryhmän päävastuu on allianssin johtamisen ja suorituskyvyn varmistaminen, ja sen tehokkaan toiminnan kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että keskinäinen työnjako myös allianssin projektiryhmän (APR) kanssa on mahdollisimman selkeä. APR valmistelee asiat, mutta AJR:nkin on tehtävä työtä kaikkien näkemysten yhteensovittamiseksi.
AJR-johtamisessa, kuten kaikissa muissakin ryhmätyötilanteissa, tiedon pahin vihollinen on oletus. Avoimen ilmapiirin rakentamiseen tulee kohdistaa riittävästi aikaa ja huomiota. Johtoryhmässä tehtävien päätösten yhteensovitus on aina työlästä ja haastavaa, mutta kehitystä voi tapahtua vain epämukavuusalueella. Selkeys, psykologinen turvallisuus ja riittävä konfliktikyvykkyys luovat hyvän alustan tehokkaille AJR-johtamiskäytännöille ja kehitykselle paitsi yksittäisessä hankkeessa, myös koko rakennusalalla.
Pääsuunnittelijan näkökulmasta AJR-työskentelyä käsitelleen Kimmo Lintulan mukaan johtoryhmän toiminnan ytimessä tulisi olla yhteinen tavoite lopputuloksesta eli siitä, mitä ollaan tekemässä ja miten lopputulos halutaan saavuttaa. Tavoitteen asettamisessa korostuu selkeä ja toimiva vuorovaikutus, jotta koko hanke jakaa johtoryhmän kautta yhteisen vision tavoitteesta. Abstraktit asiat tulee konkretisoida riittävälle tasolle. Jos tavoitteita ja kokonaiskuvaa ei palauteta reaalimaailmaan, eri osapuolet päätyvät tavoittelemaan yhteisen konsensuksen sijaan omia mielikuviaan tavoitteista. Keskeiset asiat täytyy aina määritellä täsmällisesti ja konkreettisesti, jotta asioista tehdään tarkoituksellisesti mahdollisimman tehtäviä.
Hankkeen suuntaa kartoittavista tavoitteista ei saa kuitenkaan tulla prosessin vankeja. Prosessin, joka auttaa tavoitteita kohti, täytyy onnistuakseen olla ketterä. Kun esimerkiksi havaitaan ongelma, siihen pitäisi pystyä reagoimaan nopeasti sen sijaan, että oletetaan asian vaativan jopa viikkoja kestävän valmistelun ja mahdollisesti kielteisen päätöksen odotteluun käytetään projektille kallisarvoista aikaa. Ketteryys vaatii ajoittain toimijoiden välisten reviirirajojen ohittamista niin, että tarvittavat ratkaisut saadaan aikaiseksi silloin, kun niitä tarvitaan.
Läpinäkyvä viestintä tuo johtoryhmässä tehdyt päätökset ruohonjuuritasolle ja osaksi hankkeen päivittäisjohtamista ja arkea. Näkyvyys on viestinnän lisäksi tekemisen esimerkillä johtamista. Projektin johtamisessa tilannekuvan mahdollisimman selkeä välittäminen kaikille hankkeessa oleville ei tapahdu ilman panostusta palvelun kehittämiseen jo hankkeen alkuvaiheessa. Avoimesti saatavilla oleva tieto osaltaan rakentaa tehokkaasti luottamusta, korostivat tiedolla johtamisesta ja tilannekuvapalvelusta puhuneet Mikko Asikainen ja Oliver Heinonen.
Allianssin johtamista suunnittelijoiden näkökulmasta käsitteli Peter Molin. Molinin mukaan henkilöstöjohtamisen ja johtamisjärjestelyyn sitoutumisen onnistumisessa on iso rooli nimenomaan vastuuhenkilöiden johtamistaidoilla. – Johtaminen on ihmisiin vaikuttamista, kiteytti psykologi Henry Honkanen iltapäivän päätteeksi. Vaikuttamista tapahtuu henkilökohtaisesti kunkin oman persoonan ja vuorovaikutustaitojen kautta. Vaikuttamista tapahtuu myös välillisesti, muotoilemalla fyysistä, sosiaalista tai psykologista ympäristöä ja siten ohjaamalla ihmisten ajattelua, toimintaa tai valintoihin liittyviä mahdollisuuksia. IPT-hankkeessa big roomin toteuttaminen on konkreettinen esimerkki fyysisen tilan muotoilusta. Henkilökohtaisessa vaikuttamisessa käytämme usein itselle ominaisinta vuorovaikutustyyliä, mutta voimme myös laajentaa osaamistamme. Erilaisten vuorovaikuttamisen tyylien hallinta tarjoaa joustavuutta muuttuvissa vuorovaikutustilanteissa.
Työpajan aineisto on kokonaisuudessaan saatavilla IPT-kirjastossa.