IPT-hankkeen loppuvaiheita koskeneessa lokakuun valmennuksessa käsiteltiin luovutuksen ja vastaanoton ohella valmistautumista yhteistoiminnalliseen jälkivastuuaikaan. Mitä jälkivastuuajan onnistumiseen vaikuttavia asioita tulee erityisesti huomioida? Entä mitä haasteita osallistujat olivat tunnistaneet, ja miten ne voitaisiin ratkaista?
Sopimuksellisesti IPT-hankkeen viiden vuoden jälkivastuuaika on toteutusvaiheen osa, joka käynnistyy hyväksytystä vastaanotosta. Tuona aikana virheet ja puutteet korjataan, osapuolilla on edelleen myös rahallinen yhteisvastuu ja toimintaa ohjataan mittareilla. Siitä, mitä tämä kullekin osapuolelle merkitsee, on keskusteltava ennakkoon yhteisesti.
Jälkivastuuajalle on suunniteltava tarkoituksenmukainen organisaatio varahenkilöineen, mietittävä tehtävät ennalta ja sovittava vastuunjaosta huolella. Aikainen jälkivastuuajan suunnittelu ja prosessointi pienempiin osiin kuitenkin kannattaa: projektin toteutusvaiheessa huomiosta kilpailevat monet tekemiseen liittyvät asiat, jotka vievät energiaa jälkivastuuseen varautumiselta. Lopulta on vaarana, että jälkivastuuasioiden hoitaminen jääkin jo muiden projektien jalkoihin.
Jälkivastuu- ja takuuaika tarkoittavat eri asioita. Runsas YSE-pohjaisin sopimuksin hankittujen aliurakoiden määrä voi johtaa projektinjohtourakkaa muistuttavaan tilanteeseen, jossa allianssin jälkivastuu ei toteudu, ainakaan tarkoitetussa mielessä. Aliurakoitsijoiden ja -hankkijoiden erilaiset takuut johtavat joskus monimutkaisiin jälkivastuujärjestelyihin. Allianssin pitää ratkaista, päättyykö esimerkiksi jonkin alihankinnan vastuu kahden vuoden jälkeen suoraan vai ottaako allianssi jälkivastuun takuuajan päätyttyä. Suositeltavaa on pyrkiä laajentamaan aliurakointisopimuksia allianssiperiaatteiden suuntaan.
Jälkivastuuajan riittävä budjetointi on tärkeää. Jo kehitysvaiheessa tehdään tavoitekustannukseen jälkivastuuajalle varaus, jota on myöhemmin mahdollisuus täsmentää. Täsmentäminen tehdään hyväksytyn vastaanoton tai osavastaanoton jälkeen, taloudellisen loppuselvityksen yhteydessä. Miten jälkivastuun riskit jaetaan, jos varattu raha ei riitä? Jos varaus on ollut liian pieni ja jälkivastuuajan budjetti käytetty loppuun jo ennalta, allianssin vastuu voi tilaajan näkökulmasta päättyä ennen jälkivastuuajan loppua ja mahdolliset puutteet jäädä tilaajalle itselleen korjattaviksi.
Toteutusvaiheen tilauksen yhteydessä on siis huolehdittava, että euromääräisen varauksen määrä on kaikkien osapuolten näkökulmasta perusteltu. Päätöstä ei tule tehdä liian kevyesti, perustuen esimerkiksi vain yhden osapuolen näkemykseen. Entä mikä on oikea summa, joka jälkivastuuaikaan pitää jättää? Esimerkiksi YSE-pohjaisten sopimusten takuutyövaraus suhteutettuna viiden vuoden jälkivastuuaikaan on riittämätön.
Jälkivastuuajalle asetetaan asiakastyytyväisyys- ja laatupainotteiset mittarit. Mittareiden käyttöä on pyrittävä laajentamaan myös yhteistoiminnallisiin projektinjohtourakoihin, joissa jälkivastuuaikana on usein toimittu melko perinteisen organisoinnin mukaan. Mitattavan palautteen pyytäminen ja säännöllinen kerääminen ei tähtää ainoastaan taloudelliseen palkitsemiseen jälkivastuuajan päätyttyä – sen perusteella kehitämme toimintaa jo projektin aikana.
Valmennusaineisto on kokonaisuudessaan saatavilla IPT-kirjastossa.