Lokakuun valmennuspäivässä käsiteltiin IPT-hankkeen loppuvaiheita ja pohdittiin muun muassa valmistautumista luovutukseen ja vastaanottoon. Mitä loppuvaiheiden onnistumiseen vaikuttavia asioita tulee erityisesti huomioida? Entä mitä haasteita osallistujat olivat tunnistaneet, ja miten ne voitaisiin ratkaista?

Luovutusvaiheen aikataulun suunnittelun aloittaminen jo kehitysvaiheessa konkretisoi aikataulun kriittisyyden. Aikataulun suunnittelu edellyttää, että rakennettavan kohteen tavoitteellisesta käyttöönottoajasta lukien mietitään yhdessä läpi kaikki käyttöönottoa edeltävät toimenpiteet ja niihin tarvittava resurssointi. Vaikka kohteen valmistumiseen tuntuu tässä vaiheessa olevan vielä pitkälti, kiire pakkautuu herkästi projektin loppuun. Tuolloin vaikutusmahdollisuuksia on jäljellä enää vähän.

Rakennuskohteen käyttötarkoitus osaltaan vaikuttaa käyttöönoton tarpeisiin. Entä jos todetaankin tarve muuttaa käyttöönottoaikaa, tai joudutaan tilanteeseen, jossa rakennus otetaan käyttöön, vaikka osaa varusteista vielä asennetaan tai kaikkien toimintojen tilat eivät ole vielä valmiita. Miten ymmärrystä käytännössä rakennetaan esimerkiksi toteuttajan ja käyttäjän kesken siitä, mikä on käyttöönottoon vaikuttavaa puutetta ja mikä ei?

Käyttäjä on tärkeää saada mukaan luovutusvaiheen suunnitelman tekemiseen jo varhain. Näin rakennetaan hankematkalle syvempää yhteistä ymmärrystä siitä, mitä olemme hankkeessa tekemässä ja ketä varten. Matkan varrella yksittäiset henkilöt voivat vaihtua, joten oleellista on pyrkiä tavoittamaan esitettyjen toiveiden ja tarpeiden välityksellä nimenomaan käyttäjäorganisaatioiden tahtotila. Ymmärryksen kasvaessa myös tarpeet ja toiveet voivat luonnollisesti täsmentyä.

Kun tavoitteet ja mittarit asetetaan luovutusta ja vastaanottoa varten jo hyvissä ajoin, niiden ohjausvaikutus kasvaa. Tahtituotanto asettaa käyttöönoton ja luovutuksen suunnitteluun osaltaan vaatimuksia. Teknisten järjestelmien ja automaation monimutkaistuminen vaatii käyttöönotolta paljon. Testaus ja luovutus ovat aikatauluohjauksen kannalta keskiössä. Tärkeää on myös riittävän ajoissa aloitettu järjestelmien yhteensovituksen suunnittelu ja toteuttaminen. Teknisiä osaajia tarvitaan mukaan hankkeen kehitysvaiheesta saakka. Kun sitten käyttöönottoa varten harjoitellaan ja koulutetaan yhdessä käyttäjien kanssa, loppuvaiheessa kaikki todennäköisimmin sujuu mallikkaasti.

IPT3-hankkeen lokakuun valmennuksessa käsiteltiin luovutusta ja vastaanottoa sekä jälkivastuuaikaan valmistautumista ja jälkivastuuvaiheen läpivientiä. Tilaisuudessa kuultiin aiheeseen liittyviä alustuksia Kainua-allianssin, Ylivieskan kirkon ja Jakomäen palveluallianssin projekteilta sekä keskusteltiin. Valmennusaineisto on kokonaisuudessaan saatavilla IPT-kirjastossa.