Miten allianssimalli toimii, kun kehitetään monivuotista ICT-palvelua eikä lopputulosta voida määritellä tarkasti etukäteen? Tätä kysymystä avasi Väyläviraston kehittämispäällikkö Ari Huomo IPT5-hankkeen työpajassa kuvatessaan kokemuksia infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmä ja -palvelu Ihkun toteuttamisesta allianssimallilla.

Huomon mukaan Ihkun tietojärjestelmä pystyy tuottamaan kustannusarvioita infrahankkeiden kaikkiin suunnitteluvaiheisiin. Ihkun rakennusosakirjastoon on mallinnettu noin 6000 rakennusosaa ja ne ovat InfraRYL-nimikkeistön mukaisia. Laskettavat hankkeet tallentuvat lisenssinhaltijaorganisaation tietokantaan ja hankkeet voivat sisältää joko hanke- tai rakennusosalaskelmia tai molempia. Päästölaskenta syntyy automaattisesti kustannuslaskennan ohessa.

Palveluntuottajien hankinnassa korostui osaaminen

Väyläviraston ja kuuden suuren kaupungin muodostaman tilaajakonsortion yhteisenä tavoitteena oli kehittää laadukas ja läpinäkyvä menetelmä infrahankkeiden kustannusarvioiden laskentaan kaikissa suunnitteluvaiheissa. Keväällä 2018 kilpailutettuun Ihku-projektiin sisältyivät laskennan mallinnus, järjestelmän toteutus sekä laskentapalvelun ylläpito.

Tarjouspyynnössä korostettiin infra-alan tuntemuksen, kustannuslaskennan ja tietojärjestelmäosaamisen yhdistämistä, minkä toivottiin ohjaavan tarjoajia muodostamaan ryhmittymiä. Kilpailu vietiin läpi kaikkiaan neljän ryhmittymän kanssa. Kukin ryhmittymä työskenteli muun muassa kahdesti työpajassa yhdessä tilaajan edustajien kanssa. – Jälkimmäisen työpajan tuloksena syntyi alustava toteutussuunnitelma, joka tarjosi meille tilaajana hyvät eväät palveluntuottajan valintaan ja toteutuksen käynnistämiseen, Huomo totesi.

Samalla varmistui, että yhteinen ymmärrys tavoitteista ja toimintatavasta syntyi jo ennen varsinaisen kehitystyön alkamista.

Yhteinen toteutus toi joustavuutta ja nopeutti kehittämistä huomattavasti

Kilpailun voittaneiden palveluntuottajien ja tilaajien yhteinen allianssi kehitti ja toteutti rakennusosalaskennan reilussa kahdessa vuodessa 2018–21. Tuona aikana allianssi käynnisti myös ensimmäisen kahden vuoden palvelujakson. Seuraavan kaksivuotisjakson aikana kehitettiin ja toteutettiin hankeosalaskenta ja päästölaskenta.

Huomon mukaan allianssimalli lyhensi toteutusaikaa merkittävästi. Kun perinteisessä ICT-hankkeessa määrittely, kilpailutus ja toteutus etenevät peräkkäisinä vaiheina, allianssissa tarvittava osaaminen oli mukana alusta alkaen. Tämä toi tekemiseen joustavuutta ja sujuvoitti etenemistä. Demoilu ja protoilu auttoivat konkretisoimaan ratkaisuja ja välttämään virheellisiä kehityspolkuja.

– Ketterä kehitys sopii hyvin allianssimaiseen toimintaan. Big room -työskentely oli erityisesti aloitettaessa tärkeää hitsautumisen, yhteistyön ja tiedonkulun kannalta. Ylläpitovaiheessa sovelluskehittäjille sopii hyvin myös yksintyö, Huomo pohti.

Kannustinmallin ohjaavuuteen ja määrittelyiden rakentamiseen kiinnitettävä huomiota

Väyläviraston kokemusten perusteella allianssimalli toimii erityisen hyvin, kun kehittämistä on paljon ja ratkaisuja ei voida määritellä tarkasti etukäteen. Järjestelmän suunnittelu ja toteutus ovatkin ratkaisevan tärkeitä. Ylläpidon aikana tekeminen muuttuu luonteeltaan tasaisemmaksi, ja volyymin pienentyessä syntyy riskejä leipääntymisestä ja henkilöstön vaihtumisesta. Sitoutuminen ja yhteen hiileen puhaltaminen on saatava kuntoon sekä henkilö- että organisaatiotasolla.

Kokemuksen perusteella tiettyjä asioita voisi tehdä toisin. – Allianssin kannustinmallia, esimerkiksi avaintulosalueita ja niiden mittareita, voisi muokata paremmin ICT-projektia ohjaavaksi, Huomo totesi. – Esimerkiksi kehitys- ja toteutusvaiheiden ATA-mittareista yhteistyö, kustannustehokkuus ja aikataulu ohjasivat tekemistä hyvin. Luotettavuus ja avoimuus sekä käytettävyys selviävät kuitenkin vasta tietojärjestelmän käytön aikana. Lopputuotteen määrittelyä hankaloitti, ettei käytettävyys ollut laatukriteerinä yksiselitteinen: käyttäjät voivat olla tyytyväisiä, vaikka jotkut järjestelmän teknisistä ratkaisuista aiheuttaisivat samanaikaisesti lisätyötä ylläpidossa.

Projektin tavoitekustannuksen rakentaminen koettiin haasteelliseksi. Kehitysvaiheen päätteeksi sovitun tavoitekustannuksen osuvuuteen jäi epävarmuutta. Osaltaan tilannetta Huomon mukaan hankaloitti, ettei ICT-puolella ole työmäärien arviointiin vakiintuneita käytäntöjä. Mitä epämääräisempi projekti on kyseessä, sen tarkemmin tulee kehitys- ja toteutusvaiheiden välinen rajapinta (toteutusvaiheeseen siirtymisen edellytykset) miettiä. – Jollakulla, kuten projektipäälliköllä tai tuoteomistajalla, on myös oltava selkeä visio siitä, mihin pyritään. ICT-puolella määrittelyä tekevät palvelumuotoilijat esimerkiksi hallitsevat lopputuotteen tuottamisen prosessin erittäin hyvin, mutta infra-alan substanssin vieraudesta johtuen valmiin kokonaisuuden hahmottaminen on heille erittäin haasteellista, Huomo jatkoi.

Ihku on Suomen ja tiettävästi maailman toinen ICT-allianssi

Allianssissa ovat yhdistyneet kehittäminen ja kyky ohjata tekemistä oikeaan suuntaan. Yhteinen vastuun, riskien ja päätöksenteon jakaminen on kuitenkin tietojärjestelmien kehityshankkeessa yhä uutta. Yleisten sopimusehtojen sijaan allianssin sopimusperiaatteet perustuivat integroitumiseen, luottamukseen, jatkuvaan parantamiseen ja hankkeen parhaaksi toimimiseen.

Väyläviraston kokemusten valossa toimeksiantona ollut laadukas menetelmä ja järjestelmä infrahankkeiden kustannuslaskentaan saatiin ja myös tiedon avoimuus ja laskennan läpinäkyvyys ovat toteutuneet hyvin. Ihkussa myös immateriaalioikeudet säilyivät tilaajilla. Ennen Ihkua Väylävirasto koeponnisti ICT-allianssia v. 2020 valmistuneessa Velho-hankkeessa, josta kyettiin siirtämään erityisesti hankinta- ja kilpailuttamisoppimista Ihkun hankintaan. Myös palveluntuottajapuolella allianssikokemuksesta oli hyötyä.

Ihkun palvelusopimusvaiheen pituudeksi arvioitiin alun perin vähintään 8 vuotta. – Palveluvaiheen kilpailuttaminen kehityksen ja toteutuksen kanssa yhdellä kertaa kannattaa, onhan tilaajalla allianssissa myös no go- ja uudelleen kilpailuttamisen mahdollisuus tarvittaessa, Huomo kertoo. – Kokonaisuutena Ihku on ollut menestystarina, jolloin palvelusopimusta on myös mahdollista jatkaa pitempään.

Ari Huomo
Kehittämispäällikkö, kustannuslaskenta
Hankkeiden kehittäminen
Väylävirasto

 

IPT5-hanke kokoaa yhteen kiinteistö- ja rakennusalan johtavat tilaaja- ja rakennuttajaorganisaatiot jatkamaan suomalaisten yhteistoiminnallisten toteutusmuotojen kehitystyötä. Keväällä 2025 käynnistynyt hanke tähtää IPT-mallien kehittämisen ohella yhteistoimintamekanismien käytön laajentamiseen ja projektisalkun johtamisen kehittämiseen.

Väyläviraston lisäksi hankkeessa ovat mukana Espoon Asunnot, Helsingin kaupunki, Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö, Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä, HUS Kiinteistöt, Kiinteistöosakeyhtiö Laakson yhteissairaala, Kouvolan Asunnot, Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne, Tampereen raitiotie ja Tampereen opiskelija-asuntosäätiö.