IPT4- ja RAIN3-osapuolille avoimessa työpajassa kuultiin eri näkökulmia IPT-projektien prosesseista ja käsitteistä sekä niiden vakioimisesta. Suuren hajonnan todettiin aiheuttavan hukkaa teettämällä projekteissa turhaa työtä ja vaikeuttavan yhteistä kehittämistä. Skaalaamisen osalta pohdittiin toimintamallien sovittamista erilaisiin projekteihin.
Palveluntuottajille ja tilaajille kohdistetussa kyselyssä eniten yhtenäistämistarvetta koettiin olevan sopimusehtojen ja kaupallisten ehtojen käsitteissä, budjetoinnissa ja tavoitekustannuksen rakenteessa sekä korvattavien kustannusten määrittelyssä. Lisäksi tunnistettiin tarve yhtenäistää TVD-prosessia, tiedonhallintaa ja tilannekuvajohtamista sekä riskien ja mahdollisuuksien hallintaa. Näistä etenkin TVD-prosessi ja tilannekuvajohtaminen ovat tällä hetkellä nopean kehittämisen vaiheessa.
Allianssisopimuksen ehtoineen todettiin olevan jo melko pitkälle vakioituja, mutta käsitteiden kaipaavan täsmentämistä: esimerkiksi sellaiset väljäksi jääneet keskeiset käsitteet kuten avoimuuden ja läpinäkyvyyden periaate sekä muutosten hallinta tulisi kirjoittaa auki.
Käsitteiden ymmärtäminen yhtenäisellä tavalla on vakioinnin perusta. Vaikka ajattelisimme että tietyt käsitteet ovat vakioituja, käytännön tekemisessä usein huomaamme etteivät ne ole sitä. Mitä esimerkiksi tarkoittaa tavoitekustannuksen määrittäminen? Onko kyseessä hankkeen kustannusarvion laskenta, tavoitekustannuksen vahvistaminen vai jonkinlainen prosessi yhteisen tavoitekustannuksen sopimiseksi? Myös riskit, muutokset ja laajuuden muutokset menevät käsitteinä sekaisin. Toisessa ääripäässä kaikki muutokset tilataan erikseen, toisessa kaikki kuuluvat kokonaistoimitukseen.
Yhtenäisen budjettirakenteen käyttöönotto – vertailukohtana esimerkiksi tuloslaskelmat kirjanpidossa – säästäisi aikaa kunkin projektin alussa ja mahdollistaisi benchmarkkaukset ja vertailut. Mikä esimerkiksi on keskimäärin kehitysvaiheen osuus tavoitekustannuksesta tai riskivarauksen suuruus? Myös tilaajan kustannukset budjetissa tulisi määritellä ja esittää yhtenäisellä tavalla projektista ja sen osapuolista riippumatta.
Palveluntuottajien näkökulmasta eniten keskustelua herätti korvattavien kustannusten määrittelyn vakiointitarve. Miten budjetoida, kohdistaa ja korvata palkkoihin liittyvät erät kuten erilaiset tuotanto- ja tulospalkkiot tai matkakustannukset? Huomioidaanko rakentajien matkakustannukset palkan sivukuluissa vai matkakustannuksina? Työpajassa alustanut Ulla Kaukainen totesi, että toisissa projekteissa esimerkiksi henkilötyön hinnoittelussa käytetään todellisia ja toisissa toimialajärjestöjen vahvistamia keskimääräisiä sivukuluprosentteja. Yksityiskohdat ovat sinänsä pieniä, mutta kun niitä on runsaasti, niiden selvittelyyn ja määrittelyyn ryhdytään pahimmillaan projektista toiseen aina uudelleen. Hankkeen etuna ei ole, jos osapuolet ajautuvat vielä sopimusten teon jälkeen neuvotteluihin korvattavia kustannuksia koskevista erimielisyyksistä.
Yhteisiä prosesseja on helpompi kehittää. Työpajassa alustaneen Henri Jyrkkärannan mukaan Helsingin yliopisto on tuonut allianssihankkeista hyviksi havaittuja yhteisen ymmärryksen rakentamisen ja integraation elementtejä myös projektinjohtourakoihin. Tällaisia ovat mm. kehitysvaihe liittyen tilaajan tavoitteisiin, vastaanottovaiheen last planner -menettely ja aliurakoiden, erityisesti talotekniikan, integrointi yhteisillä pelisäännöillä. Prosessien vakioimisen lisäksi projektin onnistumiseen vaikuttaa erityisesti projektitiimi, jonka kokoamiseen hankintavaiheessa panostetaan muun muassa haastattelemalla tarjoajien keskeiset henkilöt.
Vakioitujakin prosesseja tulisi voida skaalata paremmin hankkeiden kokoluokkaan ja tarpeisiin. Työpajassa alustaneen Jani Saarisen mukaan skaalaamista vaativat esimerkiksi johtamisjärjestelmä, tiedonhallinta, riskien hallinta ja kannustinjärjestelmä. Kun talonrakentamisessa allianssihankkeiden keskikoko on 30–40 miljoonaa euroa, infrahankkeissa se on vastaavasti 100–500 miljoonaa euroa. Puolen miljardin raitiotiehankkeen prosessia ei voi sellaisenaan viedä 10 miljoonan peruskorjaushankkeeseen. Ratkaisuna voisi olla prosessien kuvaaminen esimerkiksi kolmen mittaluokan hankkeisiin, esimerkkeinä 10 miljoonan euron peruskorjaus, 50 miljoonan euron monitoimitalo ja 250 miljoonan euron ratikka tai sairaala.
Työpajan pienryhmätyöskentelyssä syvennyttiin budjetin hallintaan, TVD-prosessiin, riskien ja mahdollisuuksien hallintaan tai sopimusehtoihin ja korvattaviin kustannuksiin. Työpajan tulosten työstäminen jatkuu myöhemmin IPT4-hankkeen tuloksena päivitettävässä pelikirjassa. Tutustu työpajan aineistoihin IPT-hankkeen verkkosivuilla: https://www.ipt-hanke.fi/ipt-kirjasto/
IPT4-hankkeen osallistujia ovat Helsingin kaupunki, Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö Hoas, Helsingin yliopisto, HUS-Kiinteistöt Oy, Kouvolan Asunnot Oy, Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy, Pirkanmaan hyvinvointialue, Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue, Pohjois-Savon hyvinvointialue, Tampereen Raitiotie Oy, Väylävirasto sekä Rovaniemen, Tampereen ja Turun kaupungit.