Mikko Asikainen ja Janne Korkalainen tarkastelivat 15.2.2024 IPT4-RAIN3-työpajan puheenvuorossaan allianssiosapuolten mindset’iä. Kari-Pekka Tampio ja Frej Weurlander jakoivat näkemyksiään allianssiprojektin sisällön määrittelystä.

Allianssi eroaa muista toteutusmuodoista lähtökohtaisesti siinä, että tilaaja ja palveluntuottajat lähtevät hankkeeseen tietynlaisesta välimaastosta, tietämättä, millaista lopputuotetta täsmälleen ottaen tehdään ja miten se pystytään toteuttamaan. Kun osapuolet ovat yhdessä luomassa arvoa, kussakin hankkeessa on määriteltävä, millaista arvoa tuotamme tunnistetuissa reunaehdoissa. Miten se näkyy lopputuotteen palvelutasona asiakkaille, entä osapuolille, hankematkan kulkijoille?

Hankematkan aikana yhteinen tietopääoma jatkuvasti kasvaa kohti lopputilannetta ja välimaastosta muodostuu täysin toimiva kokonaisuus. Tämä on vaatinut Kalasatamasta Pasilaan -raitiotieallianssissa tilaajan ja suunnittelijan ohella myös rakentajalta kehitysvaiheeseen oikean osaamisen tuomista. – Osaamista on oikeassa hetkessä oltava tarpeeksi paljon saatavissa, Korkalainen totesi.

Kokonaistoimitus on mindset-asia heti kehitysvaiheen ensimmäisestä päivästä alkaen. Epävarmassa ympäristössä suunnistaminen ja avoin vaihtoehtojen tutkiminen vaatii osapuolilta strategisen ja toiminnallisen kyvykkyyden kasvattamista. On oltava riittävästi itsevarmuutta ja itselleen rehellinen, jotta ymmärtää siihenastisen osaamisensa rajallisuuden ja voi aidosti hakea uudenlaisia toimintatapoja.

– Projektiin tai urakkaan huomion kohdistamisen sijaan ihmiset ovat niitä mahdollistajia. Sillä miten yksilö ajattelee ja toimii, on iso vaikutus. Pohjimmillaan yksilön arvostaminen syntyy katsekontaktista ja kuuntelemisesta; ihmisestä ja yhteistyökumppanuudesta välittämisestä, Asikainen pohti.

Projektinjohdon näkökulmasta tämä voi tarkoittaa esimerkiksi, että intressieroja tunnistettaessa niitä on mieluummin pyrittävä kuromaan umpeen, tultava vastaan, kuin vetämään omaan suuntaan ja kasvattamaan niitä. – Toivoessani asioiden menevän tiettyyn suuntaan on hyvä miettiä, tuoko se meitä yhteen – rakentaako vai repiikö.

Kehitysvaiheen tehtävänä on varmistaa yhteisen hyväksyttävyyden syntyminen

Kehitysvaiheen päätteeksi hyväksyttävän tavoitekustannuksen on vastattava riittävällä detaljitarkkuudella toimitettavaksi esitettyä kokonaisuutta. Toimituskokonaisuuden ymmärtäminen tilaajan ja palveluntuottajan kesken mahdollisimman samalla tavalla on tärkeää. – Jos toteutusvaiheen tilauksen saamiseen kiirehditään ja sisältöön jää sellaista toimitettavaa, josta ei oikeasti yhdessä tiedetä mitä se on, tilanne ajautuu osapuolten välillä ennen pitkää jonkinlaiseen konfliktiin – turhaan, totesi Weurlander.

Varsinkin sairaalahankkeessa toiminnallisia tavoitteita ja erilaisia käyttäjien ääniä on laajasti. Myös nopeasti kehittyvä lääke- ja hoitotiede sekä meneillään oleva terveydenhuoltoalan uudistus luovat muutospainetta. Muutosten hallinta on aivan keskeistä siinä, miten hankkeessa voidaan onnistua niin että kaikki sidosryhmät ovat lopuksi tyytyväisiä.

– Sana ”muutos” voi vähän hämätä, koska suunnitelmien jäädytyksen ja lukituksen jälkeen muutosprosessi vastaa poikkeaman käsittelyä. Kaikki poikkeamat käsitellään periaatteessa samalla prosessilla, olipa kyse laajuus- ja laatutason muutoksista tai virheistä. Kun muutosprosessista on tarkoituksella tehty haasteellinen, varsinaisia laajuus- ja laatumuutoksia on tullut aika vähän, Tampio kertoi.

Kyse on myöskin asenteesta, jolla poikkeamiin reagoidaan: etsitäänkö syyllistä vai ratkaisua. – Perinteisissä toteutusmuodoissa olisi virheen sattuessa mietitty juristien hankkimista ja sitä, kenen vika jokin on. Allianssissa tällaista riidanratkaisumekanismia ei käytetä. Kun suunnitelmista on jostain syystä puuttunut jotain järkevään lopputulokseen saattamiseksi, olemme kysyneet ”olisiko meidän pitänyt tämä hoksata jo kehitysvaiheessa”. Kun homma perustuu luottamukseen, vilpittömyyteen ja avoimuuteen, aika monesti on todettu että olisi pitänyt, mutta ei se niin helppoa ole, puhujat kuittasivat.

Hankematkan tulee olla kaikille reilua 

Kynnys muuttaa yhdessä sovittua tavoitekustannusta on korkealla. Koska allianssissa ei tunneta lisä- ja muutostöitä, lisärahaa vaativat laajuus- ja laatutason muutokset syntyvät vain tilaajan päätöksellä. Oulun yliopistosairaalan toiminnan uudistamisohjelman rakennushankkeessa (OYS 2030) niihin tarvittavan rahoituksen maksaa lopulta vuokran muodossa käyttäjä. Muut täsmennystarpeet on kyetty joustavasti hoitamaan plus-miinuslistaa käyttäen, samoin kuin Kalasatamasta Pasilaan -raitiotiehankkeessa.

Allianssin kaupallisen mallin on toimittava erilaisissa skenaarioissa kaikkien osapuolten oikeudenmukaiseksi kokemalla tavalla. Jos tavoitekustannus alittuu laajuus- ja laatutasosta tinkimättä, onnistumisesta palkitaan myös allianssin palveluntuottajia. Tavoitekustannuksen ylittyessä palveluntuottajat osallistuvat maksamalla ylityksestä osuuden.

– Välillä kuulee, että veronmaksajien rahoja pitäisi käyttää maksimaalisesti. Olisi jopa helpompaa mennä kertomaan päättäjille miksi budjetti meni pitkäksi kuin selittämään, miksi mentiin alle budjetin. Pelätään ehkä, että joku saa ansiotonta etua. Usean erillishankkeen aikana olemme kehittäneet yhteisiä projektinhallinnan työkaluja ja prosesseja, hioutuneet organisaatioksi, jossa on korkea osaamis- ja suoritustaso. Päätökset on tehty yhdessä ja avoimesti, joka on vain vahvistanut keskinäistä luottamusta. Kun on tehty odotukset ylittävää erinomaista työtä, on kyettävä jakamaan ansaittua tunnustusta, Tampio sanoi.

Esimerkiksi OYSissa tavoitebudjetin alittaminen faktisesti tarkoittaa tilaajalle vastaavasti pienempää lainanottoa. – Kun tällä rahalla on saatu vaatimusten mukainen sairaala, johon käyttäjät ovat tyytyväisiä, se tuo arvoa myös veronmaksajalle – allianssiperiaatteiden mukaan, kaikki voittavat.

IPT4-hankkeen osallistujia ovat Helsingin kaupunki, Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö Hoas, Helsingin yliopisto, HUS-Kiinteistöt Oy, Kouvolan Asunnot Oy, Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy, Pirkanmaan hyvinvointialue, Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue, Pohjois-Savon hyvinvointialue, Tampereen Raitiotie Oy, Väylävirasto sekä Rovaniemen, Tampereen ja Turun kaupungit. Kuva on työpajasta Väyläviraston tiloissa Helsingin Pasilassa.