Integroitujen projektitoteutusmallien keskeisin ero perinteisiin toteutusmalleihin on se, että hankkeen osapuolet sitoutuvat yhteisellä sopimuksella tuottamaan arvoa rahalle täyttämällä tilaajan hankkeelle määrittämät reunaehdot ja tavoitteet. IPT-hankkeissa hankkeen sisältö, laajuus ja laatu, suunnitelmaratkaisut, toteutustavat, aikataulu ja tavoitekustannus määritellään hankkeen kehitysvaiheessa yhteistyössä projektin osapuolten kesken.
Suunnitellaan ensin miten suunnitellaan
Nimensä mukaisesti hankkeen kehittämiseen tähtäävä kehitysvaihe haastaa osapuolia organisoitumaan ja yhteistyöhön. Työskentelyä ohjaa tilaajan tavoitteet, joita on tärkeää käsitellä kehitysvaiheen alussa niin, että ne ovat kirkkaana mielessä koko projektin ajan. Yksi kehitysvaiheen sudenkuopista on kuitenkin liian nopea siirtyminen tuumasta toimeen, jolloin kokonaissuunnitelma on vaarassa jäädä vaillinaiseksi, eikä kehitysvaiheen resursseja onnistuta hyödyntämään arvon tuoton kannalta optimaalisesti.
Kehitysvaiheen alussa onkin tärkeää malttaa suunnitella ensin prosessi, ennen kuin suunnittelua lähdetään viemään eteenpäin. Ilman suunnittelun suunnittelua prosessi muotoutuu helposti perinteisen suunnitteluprosessin kaltaiseksi, eikä se välttämättä tuota arvoa rahalle tai täytä kehitysvaiheen tavoitteita. Konkreettisesti tämä voi tarkoittaa sitä, että suunnitelmia viedään tarpeettoman pitkälle liian aikaisessa vaiheessa. Koska kehitysvaiheessa asetettava tavoitekustannus luo myös kaupallisen kannustimen palveluntuottajille, on tärkeää, että suunnittelun ja toteutuksen ratkaisuja voidaan kehittää vielä toteutusvaiheen aikana.
Onnistuneen kehitysvaiheen päätteeksi tiedetään, miten hanke toteutetaan
Vaikka TVD-prosessin keskeisimpänä tuotoksena ajatellaan usein olevan hankkeen tavoitekustannus, ei sen määrittäminen ole ainoa edellytys toteutusvaiheeseen siirtymiselle. Toteutusvaiheeseen siirryttäessä kasassa on oltava kokonaisuus, joka sisältää hankkeen sisällön, laajuuden ja laatutason sekä tavoitekustannuksen lisäksi myös useita muita osia. Niitä ovat mm. riskien ja laajuuden hallinnan suunnitelma, hankkeen toteutussuunnitelma ja aikataulun jälkivastuuaika huomioiden, hankkeen johtamisjärjestelmä, sekä toteutusvaiheen tavoitteet sekä niihin kytkeytyvät mittarit.
Kalasatamasta Pasilaan -hankkeessa kehitysvaiheessa mietitään varsinaisen suunnittelun lisäksi jo myös toteuttamista. Toteuttamisen suunnittelussa hyödynnetään tahtituotannon menetelmiä, jossa rakentamiselle haetaan mahdollisimman pientä eräkokoa ja virtaavaa tuotantoa. Tahdin suunnittelu ei ole vain toteuttajaosapuolen asia, vaan toteutuksen suunnitteluun tulee sitouttaa myös tilaaja ja suunnittelijat, jolloin rakentamisen aikataulusta muodostuu yhteinen aikataulu. Lisäksi suunnittelija voi tuoda aikatauluun omia näkemyksiään esimerkiksi suunnitelmatarpeiden aikatauluun tai nostaa esiin mahdollisia riskipaikkoja suunnitelmamuutoksien varalle.
IPT-hanke vaatii enemmän, mutta myös antaa enemmän
IPT-hankkeissa vaaditaan tilaajalta enemmän resursseja hankinta- ja kehitysvaiheessa, mutta samalla tilaaja saa käyttöönsä monipuolista osaamista hankkeen suunnitteluun. Kruunusillat-hanke on tästä hyvä esimerkki: raitiotiehanke kaupunkiympäristössä pitää sisällään runsaasti haasteita, jotka vaativat osaamista, keskustelua ja yhteensovituksia eri sidosryhmien kanssa sekä massiivisten työaikaisten liikennejärjestelyiden suunnittelua Suomen vilkkaimpiin liikennepaikkoihin. Nämä kaikki ratkaistaan jo kehitysvaiheessa laajan asiantuntijajoukon voimin.
Artikkelikuva: Microsoftin projektipankki
IPT3-hankkeen maaliskuun valmennuksessa käsiteltiin kehitysvaiheen läpivientiä ja toteutusvaiheeseen siirtymistä. Tilaisuudessa kuultiin kehitysvaiheen läpivientiin liittyviä alustuksia myös projekteilta. Valmennusaineisto on saatavilla hankkeen aiempien aineistojen joukossa IPT-kirjastossa.