Riskienhallinta ja laajuusmuutokset haastavat IPT-hankkeita

12.06.2020

Viime vuosina vaativien julkisten rakennushankkeiden toteutusmalleina suosiotaan kasvattaneet allianssi- ja muut IPT-mallit ovat muuttaneet rakennusalaa monella tavalla. Yhä useampien tilaajien panostaessa yhteistoimintaan rakennusalan kulttuuri on monella tapaa murroksessa. Perinteiset kokonaisurakat lisä- ja muutostöineen tuntuvat erityisesti vaativissa kohteissa raskailta, ja muutoksia sekä riskejä halutaan hallita avoimuudella ja keskustelulla. Riskien ja muutosten onnistunut hallinta ei kuitenkaan ole yksiselitteistä IPT-malleissakaan, vaan vaatii taustalle jokaisen osapuolen sitoutumista sekä luottamusta.

IPT-mallit perustuvat luottamukseen, jossa osapuolet sopivat yhdessä hankkeeseen liittyvistä asioista yhteisvastuullisesti. Käytännössä tämä hankkeen riskien hallintaa yhdessä – yhdessä ollaan joko voittajia tai häviäjiä, välimallia ei ole tarjolla. Riskienhallinta käsittää niin tunnistettujen kuin tunnistamattomien riskien, eli epävarmuuksien, lisäksi myös mahdollisuuksien hallintaa. Avoimin kirjoin mitään ei hinnoitella piiloon, vaan kustannuksista sovitaan ja keskustellaan avoimesti. Muutosten hallinnan haasteet ovat viime aikoina olleet esillä Suomessa useissa IPT-hankkeissa.

Käytännössä riskienhallintaan ja laajuusmuutoksiin liittyvä problematiikka paljastuu toteutusvaiheessa, jolloin projekti voi ajautua tilanteeseen, jossa keskustelun sisältö ja henki ovat kaukana yhteistoimintamallien perusperiaatteista. Tuolloin havahdutaan tilanteeseen, jossa kehitysvaiheessa tehty kustannuslaskenta paljastuu periaatteiden vastaiseksi tai osapuolet tulkitsevat toteutusvaiheessa tulevia muutoksia eri tavalla. Kustannuslaskentaan liittyvä ongelmatiikka liittyy yleisesti nk. tavoitekustannuksen suoriin kustannuksiin (arvio todellisista kustannuksista palveluntuottajille), joihin onkin mallin periaatteiden vastaisesti laskettu sisälle riskien ja epävarmuuksien varalle varauksia. Sen lisäksi on määritelty vielä riskivaraus, joka asetetaan yhdessä tunnistettuihin riskeihin varautumiseksi. Lisäksi pahimmassa tapauksessa palveluntuottajat ovat laskeneet kustannukset keskenään eri tavalla, jolloin tilanne on epäreilu myös heidän kesken ja kriisitilanne on taattu.

Laajuusmuutoskeskustelu on toinen konkreettinen esimerkki, jossa palveluntuottajat tulkitsevat pieniäkin toteutusvaiheessa suunnitelmiin tehtäviä muutoksia, kuten suunnitelmien tarkentumisia laajuus- tai laatutason muutoksina ja vaativat tavoitekustannuksen muutosta. Tämä johtuu siitä, että yhteistä ymmärrystä asioista ja käsitteistä ei ole varmistettu kehitysvaiheessa ja keskustelu alkaa muistuttaa perinteistä lisä- ja muutostyökeskustelua.

Avoimuus, yhteinen ymmärrys ja selkeät prosessit auttavat

Riskejä ja muutoksia pitkissä, monimutkaisissa IPT-hankkeissa realisoituu aivan varmasti, eikä kaikkeen voida varautua. Kuitenkin ymmärrys siitä, millainen muutos aiheuttaa hankkeen ja sen tavoitekustannuksen muutoksen pitää olla kaikilla osapuolilla samalla tavalla sisäistettynä. IPT-mallit tarjoavat alustan, jossa jokaisesta pienestä suunnitelmamuutoksesta tilaajan ei tarvitse neuvotella lisä- tai muutostöinä palveluntuottajien kanssa vaan kyse on kokonaisuudesta, jota ohjaa tilaajan etukäteen asettamat tavoitteet. Jos tilaaja päättää muuttaa omia tavoitetta niin, että ne vaikuttavat tavoitekustannukseen positiivisesti tai negatiivisesti, tilanne on toinen ja tavoitekustannusta on korjattava.

Tällaisen tilanteen hallitsemiseksi avoin keskustelu riskeistä, selkeä prosessi riskienhallintaan ja riskien luokittelu A, B- ja C-luokan riskeihin kehitysvaiheessa on arvokasta. A-riskeihin kuuluvat Tilaajan vastuulle kuuluviin riskit, joiden realisoitumisesta tilaaja ottaa vastuun ja asettaa tarvittaessa omaan budjettiin varauksia. B-luokan riskit ovat sellaisia, joihin tilaaja ja palveluntuottajat eivät varaudu erillisillä varauksilla ja kantavat vastuun yhdessä. C-luokan riskit ovat sellaisia, joihin varaudutaan yhdessä sovitulla riskivarauksilla. Asetettavan varauksen asettamisen taustalla on riskianalyysi, jossa arvioidaan riskien todennäköisyyttä ja vaikuttavuutta. Läpinäkyvän riskienhallinnan prosessin läpiviennin ohessa on mahdollisuus kasvattaa projektiorganisaation keskinäistä luottamusta sekä pääomaa opettamalla toinen toisiaan.

IPT3-työpajassa pohdittiin ratkaisuja haasteisiin

IPT3-hankkeen ensimmäisessä syventävässä työpajassa 2.6.2020 pohdittiin, miten tilaajat voivat luoda edellytyksiä sille, että IPT-hankkeiden riskejä voidaan hallita paremmin ja miten välttyisimme IPT-hankkeissa lisä- ja muutostyökeskustelua muistuttavilta keskusteluilta jatkossa. Alla olevassa taulukossa on yhteenveto työpajan tuloksista: Millaisilla toimenpiteillä voimme hallita laajuuden muutoksia paremmin?

Tyopajan_tulokset_final.pngTyöpajassa käydyissä keskusteluissa korostui riskienhallinnan prosessin jatkuvuus hankinnan suunnittelusta projektin jälkivastuuajan loppuun, osapuolten välinen avoimuus, yhteisen ymmärryksen luominen, jatkuva valmentaminen sekä selkeät prosessit, joiden avulla riskien ja muutosten hallinta helpottuu. Helsingin yliopiston Teppo Salmikivi toi esille, että huhtikuussa RT:n julkaisemissa allianssin yleisten sopimusehtojen työstämisessä muutosten hallinta oli yksi keskeisimmistä keskustelua herättäneistä teemoista. Yleisissä sopimusehdoissa laajuus- ja laatutason muutokset on määritelty toteutusvaiheen muutoksista, jonka määrittelyllä lisä- ja muutostyörumbaa muistuttava muutoksilla kaupan käynti ei pitäisi olla mahdollista.

Teksti ja kuvat: Sari Koskelo, Vison Oy


2.6.2020 järjestetyn syventävän työpajan aineisto ja ryhmäkeskusteluiden dokumentointi on saatavilla IPT3-hankkeen aineistoissa, joista löytyy myös muut hankkeen eri tilaisuuksien aineistot. IPT3-hanke tähtää rakennusalan laaja-alaiseen kehittämiseen sekä tilaajien strategioiden kehittämiseen. Vuosina 2020-2023 toteutettavan hankkeen osapuolia ovat Kuopion yliopistollinen sairaala, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri, HUS Kiinteistöt, Helsingin kaupunki, Tampereen kaupunki, Turun kaupunki sekä Väylävirasto. Hankkeen koordinoinnista vastaavat yhteistyössä RAKLI ja Vison Oy.

18.06.2020Blogi: Yhteistyössä on voimaa!
12.06.2020Riskienhallinta ja laajuusmuutokset haastavat IPT-hankkeita
18.02.2020IPT3-hankkeen aloitusseminaarissa keskusteltiin kolmivuotisen hankkeen tavoitteista
22.11.2019IPT2-hanke päätökseen
19.11.2019IPT2-pelikirja on julkaistu
23.09.2019Allianssi taipuu erilaisten palveluiden toteutusmalliksi
19.06.2019Käytännön tekeminen on valmentamista, kun työtä tehdään jatkuvan parantamisen asenteella
05.04.2019Tahtituotannolla jatkuvaan parantamiseen!
20.02.2019Pilottihankkeet valmistautuvat toteutusvaiheen käynnistämiseen
19.12.2018Toimintaympäristön dynamiikka haastaa IPT-hankkeita

Siirry arkistoon »