Toimintaympäristön dynamiikka haastaa IPT-hankkeita

19.12.2018

Vuoden 2018 viimeistä työpajaa vietettiin jo perinteeksi muodostuneesti Lucian päivänä. Työpajan aiheena oli dynamiikan hallinta IPT-hankkeissa: sidosryhmien ja rinnakkaisprojektien rooli. Päivän käynnisti Raklin Mikko Somersalmi pohtimalla, kuinka laajasti projektit kohtaavatkaan dynamiikkaa nykypäivänä mm. teknologian kehityksen ja lainsäädäntömuutosten seurauksena.

Vaikka dynamiikka sanana voikin herättää jopa aavistuksen tuskaisia muistoja koulun penkiltä, tällä kertaa termillä haettiin aivan jotain muuta! Lauri Merikallio avasi termin taustaa ja asian merkitystä projektien johtamisessa. Dynamiikka on sitä, jota projekti kohtaa ulkopuolelta; esimerkiksi muutokset, jotka heilauttavat projektin resurssienhallintaa. Dynamiikan lisäksi projektin johtamista haasta kompleksisuus, joka puolestaan liittyy projektin teknisiin haasteisiin. Laurin mukaan suomalaisten osaaminen vastaa kuitenkin verrattain hyvin teknisiin haasteisiin. Dynamiikan johtamiseen sen sijaan tarvitaan vielä lisää osaamista ja ymmärrystä. Dynamiikan hallinnan kannalta kaikkien osapuolten riittävän aikainen integrointi projektiin on keskiössä.

Camilla Ahlskog ja Sanna Ahola Vaasan BothniaHigh5 -allianssista kertoivat, kuinka projektissa on valmistauduttu dynamiikan hallintaan. Sairaalahanke on parhaillaan kehitysvaiheessa ja rinnakkaishankkeiden hallinta on ollut osa projektin aktiivista arkea. Vaikka rinnakkaishankkeita on määrällisesti paljon ja niiden johtaminen haastaa tilaajaa mm. resurssien käytön näkökulmasta, allianssin ansiosta rinnakkaisprojektit on saatu käynnistettyä n. puoli vuotta aikaisemmin, mitä ne olisi saatu ilman allianssia. Erityisesti työpajatyöskentely on tuonut tehokkuutta myös rinnakkaishankkeiden hallintaan. Käyttäjien osallistamista hankkeelle, kuten sairaalaprojekteille yleensäkin, haastaa erityisesti vaikea ennakointi ja käyttäjien sitouttaminen suunnittelusyklin ollessa varsin lyhyt. Käyttäjien integrointi hankkeeseen on kuitenkin kehittynyt yhteisen toimintaprosessin määrityksen jälkeen. Camilla ja Sanna kertoivat, kuinka selkeä viikkorytmi käyttäjien asioiden keräämisestä ja päättämisestä on auttanut hanketta.

Ville-Mikael Tuominen Tampereen kaupungilta avasi sidosryhmien hallintaa ja rinnakkaisprojektien hallintaa Tampereen Raitiotieallianssissa. Rinnakkaisprojekteja on monentyyppisiä, joista ”lähimpänä” olevat toimivat samoissa kaivannoissa ja samoja liikennejärjestelyjä hyödyntäen. Yhteistyö projektien välillä ei ole ainoastaan järkevää, mutta myös pakollista. Kaupungilla on kolme rakennuttamistehtävistä vastaavaa henkilöä, joilla on kokonaiskäsitys Tampereen kaupungin hankkeista. Tämä on oleellista kaikkien projektien tehokkaan ja onnistuneen hallinnan näkökulmasta. Muutosten hallintaa hoidetaan Ratikassa kahden viikon välein pidettävissä kokouksissa, jonne osallistuu päätöksentekokykyisiä (mm. AJR:n jäseniä) henkilöitä. Ville-Mikael antoi arvoa myös jämäkälle palveluntuottajalle, joka pystyy ja uskaltaa sanoa, mitkä asiat onnistuvat ja mitkä on syytä unohtaa. Luottamukseen perustuva yhteistyö on avainasemassa!

Iltapäivä aloitettiin Kainuun sote -kuntayhtymän Terho Pekkalan alustuksella sidosryhmien hallinnasta Kainuun uusi sairaala -allianssissa. Terho korosti eri käyttäjäryhmien sitouttamisen merkitystä hankkeelle; ei pelkästään hoitajia & lääkäreitä, vaan myös tekniset henkilöt, tietohallinta ja esim. kunnossapito tulee sitoa mukaan suunnitteluprosessiin. Ilman käyttäjien osallistamista ei voida saavuttaa toimivaa sairaalaa. Kainuussa on hyödynnetty cave-ympäristöä käyttäjien kanssa käytävässä keskustelussa. Terho korosti myös IPT-hankkeen verkoston merkitystä oman hankkeen suunnittelun ja kehityksen tukena. Ajatusten vaihto samojen asioiden kanssa painivien kanssa on todella arvokasta!

Mikko Heikkinen UKI Arkkitehdeiltä kertoi kokemuksia käyttäjälähtöisestä suunnittelumenetelmästä ja käyttäjien sitouttamisesta prosessiin cavea (VALO-menetelmä) hyödyntäen. Mikko korosti caven merkitystä erityisesti muutosjohtamisessa: menetelmä auttaa käyttäjiä ja muitakin sidosryhmiä ymmärtämään ja hyväksymään muutokset, kun ne nähdään visuaalisesti. Yhtenä esimerkkinä Järvenpään sosiaali- ja terveyskeskus (JUST), jossa caven avulla pystyttiin perustelemaan päättäjille lisäinvestointitarve. Mikko haastoi kuulijoita myös pohtimaan, missä vaiheessa cave tuodaan mukaan prosessiin sekä kuinka rakentajia voitaisiin integroida vielä paremmin mukaan prosessiin myös rakentamisen aikana.

Työpajan aineisto saatavilla työpajan sivuilta.

05.04.2019Tahtituotannolla jatkuvaan parantamiseen!
20.02.2019Pilottihankkeet valmistautuvat toteutusvaiheen käynnistämiseen
19.12.2018Toimintaympäristön dynamiikka haastaa IPT-hankkeita
10.10.2018Kehitysvaihe rakentuu kirkastettujen tilaajan tavoitteiden pohjalta
13.09.2018Systemaattisempaa otetta alihankkijoiden integrointiin
18.06.2018TVD-prosessilla kohti arvo-ohjautuvaa suunnittelua
20.03.2018Big Room on yhteistoiminnan mahdollistaja
19.02.2018Pilottien työpajassa siirryttiin kehitysvaiheeseen
18.12.2017Kohti tehokkaampaa suunnittelun suunnittelua!
20.11.2017Pilottien työpajassa pureuduttiin hankinnan käynnistämiseen ja kilpailuttamiseen

Siirry arkistoon »