Big Room on yhteistoiminnan mahdollistaja

20.03.2018

IPT2-HANKKEEN SYVENTÄVÄ TYÖPAJA 16.3.2018

Tämän vuoden ensimmäinen syventävä työpaja pureutui Big Room -toiminnan kehittämiseen. Työpaja houkutteli paikalle paljon myös uusia kasvoja erityisesti palveluntuottajien puolelta, mikä toi mukavasti uutta väriä keskusteluihin. Työpajassa pohdittiin Big Room -toiminnan johtamisen haasteita, ilmapiirin ja oikean ”mindsetin” luomista, visuaalisuuden hyödyntämistä sekä onnistuneen työpajan läpivientiä.

Lauri Merikallio Visonilta avasi päivän ja johdatteli osallistujat Big Room -toiminnan merkitykseen yhteistoiminnan mahdollistajana. Big Roomiin tulee toimijoita eri organisaatioista, jolloin aina joudutaan luomaan yhteinen tapa toimia. Big Room -toimintaan ei myöskään voi hypätä, vaikka olisikin aikaisempaa kokemusta vastaavasta työskentelystä, vaan se on aina hankekohtaista ja pitää muotoilla kullekin hankkeelle oman näköiseksensä. Yksi tärkeimmistä asioista on huolehtia, ettei synny erheellistä ajatusta, että kaikki jakaisivat automaattisesti yhteisen mielentilan ja allianssihengen; osa henkilöistä istuu ja toimii aina muualla kuin yhteisessä Big Roomissa. Sen lisäksi Big Room -mindset ei ole pysyvä olotila, vaan se hiipuu, mikäli siihen ei panosteta aktiivisesti. Tämä on aivan keskeistä johtamisen näkökulmasta.

Sari Koskelo Visonilta avasi Big Room -käsitettä ja kertoi diplomityönsä havainnoista Big Room -toimintaan liittyen. Big Room -toiminta ymmärretään monin tavoin ja se merkitsee eri ihmisille eri asioita. Tästä syystä olemmekin halunneet luoda määritelmää Big Room -toiminnalle: toiminta koostuu fyysisestä tilasta, toimintamalleista ja prosesseista sekä ihmisistä, joiden ”mindset” on Big Room -taajuudella. Rakennushankkeissa käyttöönotettu Big Room -toiminnan malli on ottanut vaikutteita myös muilta toimialoilta: visuaalisuutta on korostettu Toyotan Big Roomeissa, NASA on puolestaan sijoittanut omat suunnittelutiiminsä yhteen tilaan ja ohjelmistopuolella on ymmärretty tilaajan Big Roomiin sijoittamisen merkitys. Sari toi esiin myös projektin elinkaaren vaikutuksen Big Room -toiminnan johtamisessa: kehitysvaiheessa korostuu eri asiat kuin toteutusvaiheen aikaisessa toiminnan johtamisessa.

Annika Brandt Visonilta syventyi Big Roomiin mielentilana: mitä Big Roomissa toiminen edellyttää ihmisiltä ja miten voidaan luoda toimintakulttuuri, joka tukee ongelmanratkaisua ja ideointia. Ihmisten sitouttaminen on Big Room -toiminnan kulmakiviä, jota kuitenkin haastaa tosiasia, että vain harva voi toimia yhdessä hankkeessa kerrallaan. Hyvän, luottamukseen perustuvan ilmapiirin luonti hankkeelle on tärkeää, koska hyvä ilmapiiri ei ainoastaan saa ihmiset tulemaan paikalla mutta luo parhaat edellytykset myös innovatiiviselle toiminnalle. Annika korosti ryhmän voimaa: ryhmän kyky tehdä hyviä päätöksiä ei riipu siitä, kuinka hyviä yksilöitä ryhmästä löytyy vaan siitä, kuinka kokonaisuutta hallitaan. Osataanko Big Roomissa päästää kaikki ääneen oikeaan aikaan?

Iltapäivä aloitettiin VR Trackin Jussi Takamaan alustuksella visuaalisuuden hyödyntämisestä Tampereen Raitiotiehankkeessa.  Raitiotiehankkeessa osataan käyttää värejä: värejä löytyy niin Last Plannerissa, organisaation naamakuvissa, päätöslokissa kuin ratikka-bussissakin. Väri auttaa asioiden hamottamisessa, mutta toimii myös hankkeen ”tunnuksena”, ja on näin osaltaan vahvistamassa hankkeen projekti-identiteettiä. Raitiotiehankkeessa on panostettu tilannetiedon visuaaliseen saatavuuteen. Big Roomista näkee suoraan myös työmaalle, mikä on Jussin mielestä parasta visuaalisuutta. Todellisuus on koko ajan silmillä, mikä myös madaltaa kynnystä tehdä visiitti työmaalle. Visuaalisuus nähdään tärkeänä Raitiotiehankkeessa, minkä vuoksi sitä myös jatkuvasti kehitetään. Parhaillaan kehityksen kohteena on työmaan tilannekuvan visualisointi.

Sari Paukku Granlund Consultingilta jakoi kokemuksiaan onnistuneen työpajan suunnittelusta ja läpiviennistä. Työpajat on erittäin tehokas tapa työskennellä silloin, kun ne toimivat. Sari korosti työpajojen ennakkovalmistelun merkitystä: onnistuneen työpajan taustalla on hyvin määritetty ja kommunikoitu työpajan tavoite sekä tilanteeseen sopivan työskentelymenetelmän valinta. Visuaalisuutta kannattaa hyödyntää myös työpajoissa mm. työntekijöiden osallistamisessa: yhteisen fläppituokion aikaan harvaa uskaltaa paeta koneen ääreen. Jotta asiat etenisivät myös työpajan jälkeen, on syytä muistaa varata aikaa myös työpajan jälkitöihin. Osallistavan ja innostavan ilmapiirin luonti on tärkeä fasilitaattorin tehtävä!

18.06.2018TVD-prosessilla kohti arvo-ohjautuvaa suunnittelua
20.03.2018Big Room on yhteistoiminnan mahdollistaja
19.02.2018Pilottien työpajassa siirryttiin kehitysvaiheeseen
18.12.2017Kohti tehokkaampaa suunnittelun suunnittelua!
20.11.2017Pilottien työpajassa pureuduttiin hankinnan käynnistämiseen ja kilpailuttamiseen
18.10.2017Uudet pilottihankkeet työn alle hankinnan suunnittelu -työpajassa
31.08.2017Syventävässä työpajassa #3 pohdittiin, kuinka jatkuvaa parantamista voitaisiin aktivoida hankkeissa
29.06.2017Syventävässä työpajassa #2 pohdittiin urakan laajuuden muutoksiin liittyviä haasteita
13.06.2017IPT2-hankkeen pilottien työpajassa pohdittiin ipt-hankintojen toteutusta
18.05.2017Ensimmäisessä pilottien työpajassa suunniteltiin onnistuneesti hankintoja

Siirry arkistoon »