Pilottien työpajassa pureuduttiin hankinnan käynnistämiseen ja kilpailuttamiseen

20.11.2017

IPT2-HANKKEEN PILOTTIEN TYÖPAJA #4: HANKINNAN TOTEUTUS

IPT2-hankkeen pilottien työpajoja jatkettiin 16.-17.11.2017 Helsingin Rantapuisto-hotellissa aiheesta hankinnan käynnistäminen ja kilpailuttaminen. Työpajan aiheena oli hankinnan käynnistäminen ja kilpailuttaminen. Työpajassa valmisteltiin neljän pilottihankkeen hankinnan toteutusta:

-         Turun keskustan alueurakka, Turun kaupunki

-         Yliopiston päärakennuksen peruskorjaus, Helsingin yliopisto

-         Tammelan stadion, Tampereen kaupunki

-         Jorvin sairaalan peruskorjausohjelma, HUS-Kiinteistöt

Rakennusalan kulttuurinmuutos on ottanut askeleen eteenpäin ipt-hankkeiden myötä, totesivat Mikko Somersalmi RAKLIsta sekä Antti Piirainen Visonilta työpajan avauksessa. Uusia toimintamalleja ja -kulttuureja on parhaillaan syntymässä, mutta paljon on vielä tehtävää. Big Room-toimintaa on käynnistetty kiitettävästi jo useissa hankkeissa ja myös Last Planner systeemiä osataan hyödyntää aikatauluhallinnassa aikaisempaa paremmin.  Kuitenkin muun muassa suunnittelun ohjaus ja Target Value Design -prosessin täysmittainen hyödyntäminen laahaavat pahasti perässä.

Riitta Kaasalainen kertoi kokemuksia Liikenneviraston käynnistämästä Suomen ensimmäisestä ICT-alan allianssihankkeen hankinnasta. Tiestötietojärjestelmät ja -palvelut hanke päädyttiin toteuttamaan allianssimallilla, koska kyseessä oli laaja kokonaisuus, jonka toteuttaminen perinteisellä tavalla olisi johtanut turhan moniin sopimuskumppaneihin. Tavoitteena on myös ollut uudistaa prosesseja ja palvella useita sidosryhmiä, joiden toteutumiseen ei perinteisten toteutusmallien nähty tuovan riittävästi tukea.

Hankintaa valmistellessa Riitta korosti, että tilaajan kannattaa miettiä tarjousten vertailuperusteet hyvin, jotta ne toimivat kokonaisuutena sekä pohtia erityisesti, miltä ne näyttäytyvät tarjoajan näkökulmasta. Myös terminologia on vielä varsin uutta, minkä vuoksi on tärkeää, että myös siitä viestitään selkeästi tarjoajille. Riitta kokee, että ryhmäytymistilanteet kehitystyöpajoissa edesauttoivat hankkeen nopeaa käynnistymistä. Hän nosti vielä esiin palautteenantotilaisuuksien merkityksen palveluntuottajien mutta myös oman talon osaamisen kehittämisessä. Myös markkinavuoropuhelut ja neuvottelumenettely ovat hyviä keinoja haastaa markkinoita, totesi Jani Saarinen Visonilta.

Tilaajan tavoitteiden määritys ja tavoitteista ohjaaminen nousivat esiin päivien aikana useampaan otteeseen. Tutkimusten mukaan yksi keskeisistä syistä hankkeiden epäonnistumiselle on juurikin tilaajan epäselvät tavoitteet. Tilaajan tavoitteiden pitäisi ohjaa kaikkea tekemistä, kuten esim. kannustinmallin rakentamista. Myös Visonin lakimies Juha Virolainen alleviivasi tavoitteiden asettamisen merkitystä hankinnalle: kun hankkeen tavoitteet ovat selvät, mm. tarjousten vertailuperusteet lähtevät helpommin purkautumaan hankintaa suunniteltaessa. Liian kiire-aikataululla tilaajalle ei jää aikaa miettiä omia tavoitteitaan ja tehdä projektisysteemisuunnittelua. Kiire on tilaajan pahin vihollinen!

Työpajassa kuultiin myös Visonin Annika Brandtin taustoitus allianssikyvykkyydestä ja ryhmätyöskentelyn arvioinnista. Allianssikyvykkyyden arvioinnin tarkoituksena on mitata nimenomaan ryhmittymän kykyä yhdistää eri asiantuntijoiden osaamista ja tuottaa ratkaisuja yhdessä eikä niinkään yksilöä. Annika korosti, että tilaajan on hyvä valmistautua huolella arviointiin, jotta itse arviointihetkellä on kirkkaana mielessä, mitä on arvioimassa. Annika myös maalasi tulevaa ja pohti, että Australiassa jo käyttöön otetut ”pehmeämmät osaamiset” tulevat jossain vaiheessa myös Suomen arviointikriteereihin mukaan. 

Perjantai-aamu aloitettiin Visonin Lauri Merikallion napakalla alustuksella yhteistoimintasopimuksesta ja kaupallisesta mallista. Lauri kuvasi sopimuksen rakenteen ja kaupallisen mallin periaatteet sekä avasi hinnan merkityksen ja käytön osana tarjouskilpailua. Lauri nosti esiin laajuus- ja laatumuutoksiin liittyvät haasteet, mm. muutosten vaikutuksen tavoitekustannukseen. Tärkeää on, että sovitaan yhteiset pelisäännöt laajuus- ja laatumuutoksille heti hankkeen alussa. Yhteisellä hankesuunnittelussa kehitysvaiheen alussa voidaan merkittävästi vähentää laajuusmuutoskeskusteluja hankkeen aikana.  

13.09.2018Systemaattisempaa otetta alihankkijoiden integrointiin
18.06.2018TVD-prosessilla kohti arvo-ohjautuvaa suunnittelua
20.03.2018Big Room on yhteistoiminnan mahdollistaja
19.02.2018Pilottien työpajassa siirryttiin kehitysvaiheeseen
18.12.2017Kohti tehokkaampaa suunnittelun suunnittelua!
20.11.2017Pilottien työpajassa pureuduttiin hankinnan käynnistämiseen ja kilpailuttamiseen
18.10.2017Uudet pilottihankkeet työn alle hankinnan suunnittelu -työpajassa
31.08.2017Syventävässä työpajassa #3 pohdittiin, kuinka jatkuvaa parantamista voitaisiin aktivoida hankkeissa
29.06.2017Syventävässä työpajassa #2 pohdittiin urakan laajuuden muutoksiin liittyviä haasteita
13.06.2017IPT2-hankkeen pilottien työpajassa pohdittiin ipt-hankintojen toteutusta

Siirry arkistoon »