Kilpailuttaminen

Yhteistoimintahankkeiden kilpailuttamisen tarkoituksena on valita neuvottelumenettelyä käyttäen sellaiset palveluntuottajat, joilla on paras osaaminen ja kyvykkyys suunnitella ja toteuttaa tilaajan tavoitteet ja reunaehdot täyttävä hanke.

Tilaajan kannattaa ennen kilpailuttamisen käynnistämistä järjestää markkinavuoropuhelu potentiaalisten tarjoajien ja palveluntuottajien informoimiseksi ja kuulemiseksi. Markkinavuoropuhelusta kannattaa aina ilmoittaa ennakkoilmoituksella (tietopyyntö) HILMA:ssa. Markkinavuoropuheluita voi tarvittaessa järjestää useita ja niihin voi myös liittyä yrityskohtaisia tapaamisia tai tarjoajien kirjallinen palaute.

Yhteistoimintamalleilla toteutettavien hankkeiden sopivin hankintamenettely on neuvottelumenettely tai joissakin tapauksissa kilpailullinen neuvottelumenettely. Neuvottelumenettelyssä tilaaja pyytää ehdokkaita ilmoittautumaan tarjouskilpailuun ja valitsee kelpoisuusehdot täyttävistä 3-6 parasta tarjousneuvotteluihin.

Varsinainen kilpailuttaminen käynnistyy hankintailmoituksella. Hankintailmoitus on julkisissa hankinnoissa kaikkein tärkein asiakirja, koska se määrittää puitteet hankkeen sisällölle ja laajuudelle, hankinnan läpiviennille ja tarjoajien valinnalle. Tästä syystä hankintailmoitus on laadittava erityisen huolellisesti.

Tilaaja pyytää hankintailmoituksessa yrityksiä tai näiden muodostamia ryhmittymiä ilmoittautumaan mukaan tarjouskilpailuun laatimallaan osallistumishakemuksella. Tilaaja valitsee osallistumisilmoituksen jättäneistä ja soveltuvuusehdot täyttäneistä vähintään kolme parasta ehdokasta tarjouskilpailuun. Valittavien paremmuus arvioidaan etukäteen määritettävin vertailuperustein, joina voidaan käyttää taloudellisia, teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia. Ehdokkaiden valinnan jälkeen tilaaja toimittaa valituille kutsut tarjousneuvotteluihin sekä alustavat tarjouspyynnöt.

Yhteistoimintahankkeissa käytävien neuvotteluiden tavoitteena on toteutusmallin ja tarjouspyynnön selventäminen ja tarkentaminen, tilaajan ja tarjoajien integroituminen, tarjoajien tukeminen tarjousten laatimisessa sekä lisäarvon tuottaminen tilaajalle. Ensimmäisissä neuvotteluissa käydään tyypillisesti läpi tarjouspyyntö sekä sopimus ja kaupallinen malli niin, että molemmat osapuolet ymmärtävät ne samalla tavalla. Varsinaiset tarjousneuvottelut käydään työpajatyöskentelynä, joissa tilaaja ja tarjoajat suunnittelevat ja kehittävät hanketta yhdessä. Työpajoissa arvioidaan tyypillisesti myös tarjoajien kyvykkyyttä yhteistoimintaan ja valmiutta toimintaan yhteistoimintamallin periaattein.

Tarjousneuvotteluiden jälkeen tilaaja jättää tarjoajille lopullisen tarjouspyynnön, jonka mukaan osapuolet jättävät tarjouksensa. Yhteistoimintamalleissa paras tarjous valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella käyttäen valintaperusteina tarjoajan kyvykkyyttä ja kykyä tuottaa arvoa rahalle sekä hankkeen toteuttamisesta tarjottavaa palkkiota.

Yhteistoimintahankkeen kilpailuttaminen sisältää seuraavat tehtävät:

  • ennakkoilmoituksen / tietopyynnön julkaiseminen
  • hankintailmoituksen julkaiseminen (soveltuvuusvaatimukset ja valintaperusteet)
  • osallistumisilmoitusten vastaanotto ja parhaiden tarjoajien valinta
  • tarjoajien kutsu neuvotteluihin ja alustavien tarjousten toimittaminen
  • tarjousneuvottelut
  • tarjouspyynnön toimittaminen tarjoajille
  • tarjousten vastaanotto ja arviointi
  • hankintapäätöksen ja jälki-ilmoituksen tekeminen

Yhteistoimintahankkeen kilpailuttaminen päättyy integroidun tiimin muodostamiseen ja hankkeen kehitysvaiheen käynnistämiseen.