Hankinnan valmistelu

Yhteistoimintahankkeen valmistelun tarkoituksena on suunnitella hankkeen toteutusmalli sekä sen sopimusrakenne ja hankintaprosessi. Julkisissa hankkeissa hankintaprosessin suunnittelu tiivistyy usein hankintailmoituksen suunnitteluun ja laatimiseen, mutta koko muun prosessin on oltava mietitty tätä ennen. Varsinainen hankinta voidaan käynnistää vasta sen jälkeen, kun koko hankintaprosessi on suunniteltu ja kuvattu sopimuksineen ja tarjouspyyntöineen.

Yhteistoimintamallien tehokas hyödyntäminen edellyttää hankkeen keskeisimpien osapuolten aikaista valintaa. Tilaajan tavoitteena tule olla parhaiden mahdollisten tekijöiden valinta toteuttamaan hanke yhteistoiminnassa tilaajan ja toistensa kanssa yhteistoimintamallin periaattein.

Hankintavaiheessa tilaaja hankkii sopimusosapuolet ensisijaisesti laadullisin perustein kirjallisen esityksen, haastatteluiden ja työpajojen perusteella. Tavoitteena on löytää hankkeeseen paras mahdollinen toteuttajaryhmä, johon kuuluvat tilaajan ja palveluntuottajien edustajat. Palveluntuottajat voidaan valita yhtenä ryhmänä tai useampana ryhmittymänä riippuen tilaajan tavoitteista ja resursseista sekä hankkeen ominaisuuksista.

Yhteistoiminnallisiin hankkeisiin sopivin hankintamenettely on neuvottelumenettely tai joissakin tapauksissa kilpailullinen neuvottelumenettely. Neuvottelumenettelyn tarkoitus on käynnistää osapuolten integroituminen jo hankintavaiheessa. Näin tulevat osapuolet sitoutuvat paremmin hankkeen tavoitteisiin ja tuottavat paremmin arvoa asiakkaalle.  Tämän mahdollistamiseksi palveluntuottajan valintaprosessin tulee olla tarkoin harkittu ja kontrolloitu.

Tilaajan tulee hankinnan valmisteluvaiheessa selvittää tarkoin oma osaamisensa ja omat resurssinsa ja käyttää tarvittaessa hankintakonsulttia tai muita ulkopuolisia asiantuntijoita hankinnan suunnitteluun ja läpivientiin.

Yhteistoimintahankkeen hankinnan valmistelu sisältää seuraavat tehtävät:

  • hankintaprosessin suunnittelu
  • sopimusmallin ja kaupallisen mallin suunnittelu
  • markkinavuoropuhelun suunnittelu
  • hankintailmoituksen suunnittelu (soveltuvuusvaatimukset ja valintaperusteet)
  • tarjouspyynnön suunnittelu
  • neuvottelumenettelyn suunnittelu

Yhteistoiminnallisten hankkeiden toteuttaminen kannattaa käynnistää markkinavuoropuhelulla, jossa tilaaja kertoo aikomuksistaan potentiaalisille palveluntuottajille ja antaa näille mahdollisuuden vaikuttaa hankkeen toteutusmuotoon ja hankinnan läpivientiin.